Veiksmīgas konferences pamatnoteikums ir piemērotas telpas

2016. gada 24. februāris 00:03

139

Veiksmīgas konferences pamatnoteikums ir piemērotas telpas

Rīkojot seminārus un konferences gan ar vietējiem apmeklētājiem, gan starptautiskiem sadarbības parteriem, pirmais noteikums ir piemērotas telpas izvēle. Ja konferences ietvaros ir paredzētas ne tikai lekcijas, bet arī pusdienas, neformālas pauzes un pēc tam arī kopīga atpūta, jāizvēlas daudzfunkcionālas konferenču zāles.

Telpas ietilpība un plānojums
Vispirms aprēķiniet, cik personas uz Jūsu rīkoto pasākumu ieradīsies. Svarīgi, lai krēsli nav izvietoti pārāk tuvu viens otram, lai telpa ir viegli vēdināma un tajā ir ērti pārvietoties, ja kādā brīdī nepieciešams no tām iziet, lai dotos, piemēram, kafijas pauzē. Tik pat būtiski, lai klausītājiem ir redzams ekrāns vai skatuve.

Pievērsiet uzmanību arī šādiem faktoriem:
• logu lielumam, lai noteiktu dabīgās gaismas intensitāti;
• interjeram, ja būs nepieciešamas dekorācijas vai tieši pretēji – pēc iespējams klasiskāks telpu noformējums;
• trokšņu izolācijai, lai skaņas no citām telpām neietekmētu Jūsu konferences kvalitāti;
• skaista un sakopta vide ārpus telpām, lai atpūtas pauzē dalībnieki var doties svaigā gaisā.

Noskaidrojiet, kāda tehnika būs nepieciešama
Viens no svarīgākajiem konferences organizatoriskajiem jautājumiem ir nepieciešamais aprīkojums, tāpēc pirms piemērotāko telpu izvēles noskaidrojiet, vai būs pieejams:
• bezvadu interneta pieslēgums visiem konferences apmeklētājiem;
• liels ekrāns un datu projektors;
• magnētiskās un “flipchart” tipa tāfeles (ja informāciju nepieciešams atspoguļot vizuāli);
• iebūvēta skaņu sistēma video demonstrēšanai vai mūzikas atskaņošanai atpūtas brīžos.

Lielāko konferenču telpu iznomātāji piedāvā šo aprīkojumu, tāpēc Jums nevajadzēs to papildus izīrēt un nogādāt un konferences norises vietu.

Vai vajadzīga arī ēdināšana?
Konferencēs, kas norisinās visas dienas vai pat divu dienu garumā noteikti jāpadomā par viesu ēdināšu un kafijas pauzēm. Lai atvieglotu Jūsu rūpes, izvēlieties tādas konferenču telpas, kur uzreiz pieejama arī ēdināšana un visiem nevajadzēs doties uz citu ēku vai pašiem domāt, kur ieturēt maltīti. Tikpat svarīgas ir arī konferences kafijas pauzes ar nelielām uzkodām, lai atjaunotu koncentrēšanās spējas un enerģiju.

Nākšņošanas iespējas
Ja konference plānota līdz pašam vakaram vai vairākas dienas, nepieciešamas naktsmājas. Visērtāk, ja konferenču zāle atrodas viesnīcā, jo tad apmeklētājiem nebūs jāpārbrauc uz citu vietu. Noskaidrojiet, vai ir pieejami vienvietīgie vai divvietīgie numuriņi, kā arī papildus ekstras.

“Baltvilla” konferenču telpas ir teicama izvēle
Ja meklējat mūsdienīgas konferences telpas, tad viesnīca “Baltvilla”, kas atrodas pašā Baltezera krastā, piedāvā lieliskas iespējas gan formālām konferencēm, gan korporatīvajām ballītēm, kāzām un citiem svētkiem. Ienāciet baltvilla.lv, lai iepazītos ar visu piedāvājumu!

BauskasDzive.lv ARHĪVS

Veiksmīgas konferences pamatnoteikums ir piemērotas telpas

Kategorijas